Điều 44 luật doanh nghiệp 2020

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển mạnh mẽ và tính cạnh tranh ngày càng cao, việc mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh là một nhu cầu tất yếu của mọi tổ chức kinh tế. Để thực hiện chiến lược vươn xa và chiếm lĩnh thị trường, các công ty thường lựa chọn thiết lập thêm các cấu trúc vận hành phụ thuộc tại những địa bàn chiến lược khác nhau. Tuy nhiên, khi tiến hành mở rộng quy mô, nhiều nhà quản trị và chủ sở hữu doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái lúng túng trong việc phân biệt các mô hình pháp lý khác nhau như chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh theo quy định hiện hành. Việc không nắm vững bản chất pháp lý của từng loại hình không chỉ gây khó khăn cho công tác vận hành thực tế mà còn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng về nghĩa vụ thuế, chế độ kế toán và thẩm quyền ký kết các hợp đồng thương mại.

Nhằm xây dựng một hành lang pháp lý minh bạch, thông thoáng và tạo điều kiện tối đa cho các tổ chức kinh tế chủ động mở rộng mạng lưới kinh doanh, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 đã đưa ra những quy định vô cùng chi tiết, rõ ràng và mang tính định hình cốt lõi về bản chất, chức năng cũng như ranh giới pháp lý của từng loại hình đơn vị phụ thuộc này. Bài viết phân tích chuyên sâu dưới đây của Meta Law sẽ cung cấp cho quý độc giả, quý doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện, thấu đáo và mang tính ứng dụng thực tiễn cao nhất về các quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, từ đó giúp các nhà điều hành đưa ra những quyết định chiến lược chính xác, an toàn và tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp của mình.

Căn cứ pháp lý cốt lõi điều chỉnh hoạt động của đơn vị phụ thuộc

Để có một cơ sở đánh giá chính xác và toàn diện về mặt pháp lý đối với mô hình hoạt động của các đơn vị phụ thuộc, các cơ quan quản lý nhà nước cũng như bản thân doanh nghiệp cần phải hệ thống hóa và áp dụng một cách đồng bộ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hệ thống pháp luật Việt Nam quy định rất chặt chẽ về mối quan hệ giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc từ giai đoạn thành lập, vận hành cho đến giai đoạn giải thể.

Hệ thống văn bản pháp lý nền tảng và trực tiếp điều chỉnh toàn bộ các vấn đề này bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14 được Quốc hội ban hành ngày 17/06/2020 và chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021). Đây là văn bản pháp lý tối cao quy định về bản chất, quyền và nghĩa vụ của các đơn vị trực thuộc.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 04/01/2021 quy định chi tiết về cơ chế, trình tự và thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
• Luật Quản lý thuế 2019 và các Thông tư hướng dẫn thi hành của Bộ Tài chính quy định về việc cấp mã số thuế đơn vị phụ thuộc, kê khai thuế và nghĩa vụ quyết toán thuế độc lập hoặc phụ thuộc của các đơn vị này.

Phân tích chi tiết Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020

Bản chất của các đơn vị được quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 đều là các đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập theo quy định của Bộ luật Dân sự. Điều này có nghĩa là mọi nghĩa vụ tài sản, trách nhiệm dân sự phát sinh từ hoạt động của các đơn vị này suy cho cùng đều do pháp nhân công ty mẹ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình. Tuy nhiên, mỗi loại hình lại có những đặc trưng riêng biệt về mặt chức năng quản lý và phạm vi hoạt động.

Chi nhánh là gì và chức năng hoạt động thực tế

Theo quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp. Điểm đặc trưng lớn nhất của chi nhánh chính là tính đa năng trong hoạt động kinh doanh và vận hành hành chính tại địa phương khác trụ sở chính.

Về phạm vi ngành, nghề kinh doanh, luật quy định rõ ràng rằng ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải hoàn toàn trùng khớp và đúng với ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan quản lý. Chi nhánh hoàn toàn có quyền thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp, ký kết hợp đồng kinh tế dưới hình thức ủy quyền của công ty mẹ, xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và áp dụng cơ chế hạch toán kế toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc tùy thuộc vào mô hình tổ chức mà doanh nghiệp lựa chọn.

Văn phòng đại diện là gì và giới hạn quyền hạn pháp lý

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Đây là một điểm cực kỳ lưu ý đối với các nhà quản trị nhằm tránh những vi phạm pháp luật nghiêm trọng liên quan đến hoạt động của mô hình trực thuộc này.

Quy định pháp luật nhấn mạnh rằng văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các chức năng mang tính chất trung gian, giao dịch, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác và chăm sóc khách hàng tại địa phương. Văn phòng đại diện không được trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế thương mại sinh lời (trừ khi có ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ), không được thu tiền của khách hàng và không được phát hành hóa đơn bán hàng.

Địa điểm kinh doanh là gì và tính linh hoạt trong thực tiễn

Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. So với chi nhánh và văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là hình thức có cấu trúc gọn nhẹ nhất, linh hoạt nhất và quy trình thủ tục thành lập cũng như chấm dứt hoạt động đơn giản hơn rất nhiều.

Địa điểm kinh doanh được lập ra với mục tiêu duy nhất là thực hiện hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc sản xuất cụ thể của công ty. Điểm hạn chế lớn nhất của địa điểm kinh doanh là không có mã số thuế riêng biệt (chỉ có mã số 5 số phụ thuộc vào mã số thuế công ty mẹ hoặc chi nhánh chủ quản), không có con dấu pháp lý riêng và hoàn toàn không thể thực hiện chế độ hạch toán kế toán độc lập hay tự kê khai thuế GTGT như mô hình chi nhánh.

Mối liên hệ pháp lý với mô hình Công ty TNHH một thành viên

Để làm rõ hơn về chủ thể thiết lập các đơn vị này, chúng ta cần liên hệ với quy định về loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay. Theo đó, Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. Loại hình doanh nghiệp này hoàn toàn có đầy đủ quyền năng pháp lý để thiết lập chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh trên phạm vi toàn quốc và quốc tế theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020.

Cần lưu ý thêm rằng Công ty TNHH một thành viên được phát hành trái phiếu theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan để huy động vốn phục vụ cho hoạt động của công ty mẹ cũng như các hệ thống chi nhánh trực thuộc, nhưng tuyệt đối không được phát hành cổ phiếu để huy động vốn rộng rãi ngoài công chúng như mô hình công ty cổ phần.

Bảng so sánh chi tiết chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng hệ thống hóa kiến thức và có cái nhìn trực quan nhất nhằm đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu thực tế của mình, Meta Law đã tổng hợp bảng so sánh chi tiết các tiêu chí dựa trên nội dung cốt lõi của Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn hành chính có liên quan dưới đây:

Quy định pháp lý về cách đặt tên đơn vị phụ thuộc

Việc đặt tên cho các đơn vị phụ thuộc không thể thực hiện một cách tùy tiện theo ý muốn chủ quan của chủ doanh nghiệp mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện hạn chế được quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 nhằm đảm bảo tính đồng nhất, trật tự quản lý hành chính và tránh gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng trên thị trường giao dịch thương mại.

Yêu cầu về cấu trúc ngôn ngữ và ký tự

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu theo quy chuẩn quốc gia. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt cho chi nhánh, văn phòng đại diện của mình để thuận tiện cho việc phát triển các mối quan hệ giao dịch thương mại quốc tế sau này.

Bên cạnh đó, cấu trúc tên bắt buộc phải bao gồm tên doanh nghiệp (công ty mẹ) kèm theo các cụm từ chỉ định loại hình cụ thể mang tính nhận diện pháp lý rõ ràng. Cụ thể, cấu trúc tên phải chứa cụm từ “Chi nhánh” đối với mô hình chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với mô hình văn phòng đại diện, và cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với mô hình địa điểm kinh doanh.

Quy định về việc hiển thị và phát hành ấn phẩm

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh bắt buộc phải được viết hoặc gắn tại vị trí trang trọng, dễ nhìn thấy nhất trực tiếp tại trụ sở của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đó trong suốt quá trình hoạt động. Đây là đối tượng thường xuyên bị kiểm tra bởi các cơ quan quản lý thị trường và cơ quan thuế địa phương trong các đợt rà soát định kỳ.

Đồng thời, pháp luật cũng đưa ra quy định chi tiết nhằm bảo vệ quyền thương hiệu cốt lõi của công ty mẹ: Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên tất cả các loại giấy tờ giao dịch hành chính, hồ sơ tài liệu pháp lý và các ấn phẩm quảng cáo, truyền thông do chi nhánh, văn phòng đại diện đó phát hành ra thị trường.

Quy trình thủ tục chấm dứt hoạt động của các đơn vị phụ thuộc

Khi các đơn vị trực thuộc hoạt động không hiệu quả hoặc doanh nghiệp thay đổi định hướng chiến lược kinh doanh, việc thực hiện thủ tục đóng cửa, rút lui khỏi thị trường cần phải được tiến hành một cách bài bản, đúng trình tự để tránh phát sinh các khoản phạt hành chính lớn từ cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục này hiện nay được điều chỉnh toàn diện bởi Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Hoàn thành toàn bộ các nghĩa vụ về quản lý thuế

Trước khi doanh nghiệp tiến hành gửi thông báo chính thức về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh, thì doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đó bắt buộc phải hoàn thành thủ tục khóa mã số thuế (quy trình chấm dứt hiệu lực mã số thuế) tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa phương.

Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ các tờ khai thuế, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế môn bài, thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân còn nợ đọng, đồng thời làm thủ tục hủy hóa đơn chưa sử dụng. Cơ quan thuế sau khi kiểm tra, đối soát số liệu trên hệ thống quản lý thuế quốc gia sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 18-LST), đây là điều kiện tiên quyết để thực hiện bước tiếp theo.

Thời hạn và thành phần hồ sơ đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn nghiêm ngặt là 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ra quyết định hoặc nghị quyết chính thức về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của đơn vị đó.

Trường hợp chấm dứt hoạt động của mô hình chi nhánh, văn phòng đại diện, kèm theo thông báo bắt buộc phải có các văn bản pháp lý nội bộ quan trọng bao gồm:

• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh.
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với loại hình công ty cổ phần.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cơ chế liên thông dữ liệu giữa Cơ quan Đăng ký kinh doanh và Cơ quan Thuế

Sau khi tiếp nhận đầy đủ bộ hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hợp lệ từ phía doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành gửi thông tin điện tử trực tiếp về việc đơn vị này chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế quản lý thông qua hệ thống cổng thông tin quốc gia liên thông.

Trong thời hạn luật định là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin điện tử liên thông từ Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế có trách nhiệm phải gửi ý kiến phản hồi bằng văn bản hoặc dữ liệu điện tử về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đó đến Phòng Đăng ký kinh doanh để làm cơ sở giải quyết hồ sơ hành chính.

Trong thời hạn tối đa là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ chấm dứt hoạt động hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chính thức thực hiện việc xóa tên và cập nhật trạng thái chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được bất kỳ ý kiến từ chối nào từ Cơ quan thuế, đồng thời ra Thông báo chính thức về việc chấm dứt hoạt động cho doanh nghiệp.

Quy trình chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc ở nước ngoài

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động mở rộng và thiết lập các cấu trúc chi nhánh, văn phòng đại diện tại các quốc gia vùng lãnh thổ khác trên thế giới, việc chấm dứt hoạt động của các đơn vị này trước hết phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các quy định pháp luật của nước sở tại nơi đơn vị đó trú đóng hoạt động.

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục đóng cửa tại nước ngoài, trong thời hạn tối đa là 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm phải gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động này đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại Việt Nam để cập nhật hồ sơ năng lực pháp lý công ty mẹ.

Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiến hành tiếp nhận văn bản thông báo và thực hiện cập nhật toàn bộ thông tin thay đổi của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn luật định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo hợp lệ của doanh nghiệp.

Dịch vụ thành lập và quản lý chi nhánh doanh nghiệp của Meta Law

Khi doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng vươn xa, mở rộng kinh doanh và khẳng định sự hiện diện mạnh mẽ tại những thị trường mới, việc thiết lập một hệ thống chi nhánh hoạt động hiệu quả, tuân thủ đúng quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 là ưu tiên hàng đầu của ban điều hành công ty. Tại Công ty Luật TNHH Meta Law, chúng tôi cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh trọn gói chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp gạt bỏ hoàn toàn những rắc rối, mệt mỏi về thủ tục giấy tờ hành chính phức tạp để tập trung toàn bộ nguồn lực vào chiến lược kinh doanh cốt lõi.

Chúng tôi luôn thấu hiểu sâu sắc rằng mỗi chi nhánh được lập ra không chỉ đơn thuần là một đơn vị phụ thuộc trên giấy tờ pháp lý, mà chính là cánh tay nối dài, là đại diện cho uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp mẹ. Vì vậy, Meta Law mang đến một quy trình hỗ trợ pháp lý toàn diện, khép kín với chất lượng vượt trội:

• Tư vấn mô hình tối ưu: Chuyên gia pháp lý và kế toán của chúng tôi sẽ phân tích sâu sắc các ưu nhược điểm để giúp doanh nghiệp lựa chọn giữa mô hình chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc, nhằm tối ưu hóa bài toán nghĩa vụ thuế và quản trị kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp mẹ.
• Hoàn thiện hồ sơ “thần tốc”: Tiến hành soạn thảo chuẩn xác, nhanh chóng toàn bộ hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đảm bảo tính thống nhất, chặt chẽ tuyệt đối với điều lệ hoạt động của công ty mẹ và các quy định pháp luật.
• Đại diện ủy quyền chuyên nghiệp: Chuyên viên của Meta Law sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc trực tiếp với Cơ quan Đăng ký kinh doanh và Cơ quan Thuế, theo dõi sát sao tiến độ xử lý hồ sơ và nhận kết quả bàn giao tận tay cho khách hàng một cách nhanh chóng nhất.
• Hỗ trợ toàn diện hậu thành lập: Thực hiện trọn gói các thủ tục khắc dấu pháp lý, đăng ký chữ ký số chuyên dùng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hướng dẫn chi tiết các nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu tại địa phương, đảm bảo chi nhánh vận hành thông suốt ngay lập tức.

Với phương châm hoạt động cốt lõi “Chuyên sâu – Tận tâm – Hiệu quả”, Meta Law cam kết biến tất cả các thủ tục pháp lý hành chính phức tạp thành một quy trình đơn giản, minh bạch và an toàn tuyệt đối cho quý khách hàng. Chúng tôi không chỉ trao cho bạn tờ Giấy phép hoạt động, mà trao cho bạn giải pháp pháp lý bền vững và sự an tâm tuyệt đối để khởi đầu một hành trình chinh phục thị trường mới.

Kết luận

Việc nắm vững và áp dụng một cách chính xác các quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược mở rộng quy mô một cách bền vững và an toàn. Mỗi mô hình phụ thuộc đều có những ưu thế và giới hạn pháp lý riêng biệt, đòi hỏi nhà quản trị phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên mục tiêu kinh doanh, năng lực quản lý tài chính và bài toán tối ưu hóa chi phí thuế. Việc lựa chọn sai mô hình không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn dẫn đến những hệ lụy pháp lý phức tạp trong suốt quá trình vận hành sau này. Đồng hành cùng một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp như Meta Law sẽ là bệ phóng vững chắc, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các rủi ro pháp lý, chuẩn hóa mọi quy trình hành chính và tự tin bứt phá trên hành trình phát triển kinh doanh dài hạn.

Bạn đọc tham khảo thêm

• điều 188 luật doanh nghiệp 2020
• điều 12 luật doanh nghiệp 2020
• điều 47 luật doanh nghiệp 2020
• điều 207 luật doanh nghiệp 2020

Công ty Luật TNHH Meta Law

• Văn phòng: Tầng 5, số 137 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội.
• Email: tuvanmeta@gmail.com
• Website: https://tuvandoanhnghiepmetalaw.vn/
• Hotline: 0869.898.809