Điều 38 Luật Doanh Nghiệp 2020: Các Quy Định Cấm Khi Đặt Tên Công Ty

Trong tiến trình khởi nghiệp và thiết lập một thực thể kinh tế trên thị trường, việc định hình bản sắc thương hiệu đóng vai trò tiên quyết. Tên doanh nghiệp không đơn thuần là một nhãn hiệu nhận diện hay một tổ hợp ký tự vô tri; đó là tài sản pháp lý vô giá, gắn liền với toàn bộ hành trình hoạt động kinh doanh, xuất hiện trên mọi hợp đồng kinh tế, con dấu pháp nhân, hóa đơn tài chính và là cái gốc để xây dựng danh tiếng của doanh nghiệp.

Một cái tên hay có thể mở ra ngàn cơ hội, nhưng một cái tên vi phạm pháp luật sẽ mang lại những hệ lụy khôn lường. Việc đặt tên sai quy định ngay từ bước khởi đầu có thể khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh bị cơ quan quản lý từ chối, buộc doanh nghiệp phải thay đổi toàn bộ hệ thống nhận diện giữa chừng, thậm chí đối mặt với các vụ tranh chấp pháp lý kéo dài, tổn hại nghiêm trọng đến ngân sách và uy tín thương mại.

Để giúp các chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư và bộ phận pháp chế nội bộ có cái nhìn thấu đáo, toàn diện và chủ động phòng ngừa rủi ro, Công ty Luật TNHH Meta Law xin cung cấp bài phân tích chuyên sâu về Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là điều luật ranh giới, quy định ba nhóm điều cấm cụ thể mang tính triệt để mà mọi nhà sáng lập bắt buộc phải thấu suốt trước khi đặt bút ký hồ sơ thành lập công ty.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh quy định đặt tên doanh nghiệp

Hoạt động đặt tên cho một pháp nhân thương mại tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của một hành lang pháp lý chặt chẽ nhằm bảo vệ trật tự quản lý hành chính nhà nước và duy trì môi trường cạnh tranh lành mạnh. Dưới đây là nguyên văn nền tảng pháp lý cốt lõi:

“Điều 38. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này.

2. Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

3. Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”

Bên cạnh điều 38 luật doanh nghiệp 2020, để cấu thành một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoàn chỉnh và hợp pháp, người thành lập doanh nghiệp cần phải tham chiếu đồng thời hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (các điều khoản bổ trợ trực tiếp như Điều 37 về cấu trúc tên, Điều 39 về các từ ngữ hạn chế, Điều 40 về tên chi nhánh/văn phòng đại diện, và Điều 41 về tiêu chí định danh tên trùng/gây nhầm lẫn);
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 02/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp, hướng dẫn chi tiết quy trình rà soát, xử lý hồ sơ đặt tên của Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 (sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022) nhằm giải quyết mối quan hệ xung đột lợi ích giữa tên doanh nghiệp và nhãn hiệu, tên thương mại đã được bảo hộ độc quyền;
• Nghị định số 122/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, xác định các chế tài tài chính áp dụng cho hành vi vi phạm trật tự đặt tên doanh nghiệp.

2. Tổng quan về quy định đặt tên doanh nghiệp và phân tích các nhóm điều cấm

Trước khi đi sâu bóc tách các điều cấm nghiêm ngặt tại điều 38 luật doanh nghiệp 2020, các nhà sáng lập cần phải nắm rõ cấu trúc kỹ thuật của một tên doanh nghiệp tiêu chuẩn. Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bắt buộc phải bao gồm hai thành phần cấu thành chính:

Tên doanh nghiệp = Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng

• Loại hình doanh nghiệp: Được cụ thể hóa bằng cụm từ “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH”; “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP”; “công ty hợp danh” hoặc “HD”; “doanh nghiệp tư nhân” hoặc “DNTN”.
• Tên riêng doanh nghiệp: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Các điều cấm quy định tại Điều 38 chủ yếu nhắm trực tiếp vào phần Tên riêng — phần biểu thị tính sáng tạo, định vị thương hiệu và có khả năng phân biệt cao nhất của mỗi doanh nghiệp. Để làm rõ hơn, Meta Law xin phân tích chi tiết từng khoản của điều luật này:

2.1. Khoản 1 – Nghiêm cấm đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký

Đây được coi là “bãi mìn” pháp lý phổ biến nhất mà các chủ doanh nghiệp thường xuyên vấp phải khi tự thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thành lập công ty. Mục tiêu của khoản này là bảo vệ quyền ưu tiên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước, tránh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh và ngăn chặn hành vi trục lợi từ thương hiệu sẵn có.

Để cụ thể hóa Khoản 1, luật dẫn chiếu trực tiếp đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 với các tiêu chí định lượng rất rõ ràng:

• Tên trùng: Là trường hợp tên tiếng Việt của doanh nghiệp xin đăng ký được đọc và viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của một doanh nghiệp khác đã hiện hữu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (không phân biệt loại hình doanh nghiệp). Điều này có nghĩa là nếu đã tồn tại “Công ty TNHH ABC”, bạn không thể đăng ký “Công ty Cổ phần ABC”.
• Tên gây nhầm lẫn: Rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều. Tên bị coi là gây nhầm lẫn thuộc các trường hợp đặc trưng sau:
  • Tên tiếng Việt của doanh nghiệp xin đăng ký đọc giống như tên doanh nghiệp đã đăng ký (đồng âm);
  • Tên tiếng Việt của doanh nghiệp xin đăng ký chỉ khác với tên doanh nghiệp đã đăng ký bởi ký hiệu “&” hoặc từ “và”;
  • Chỉ khác nhau bởi chữ số tự nhiên hoặc các chữ cái tiếng Anh ngay sau tên riêng (ví dụ: Hoàng Long và Hoàng Long 1 hoặc Hoàng Long A);
  • Chỉ khác nhau bởi từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “Đông Nam Bộ” hoặc các từ mang tính chất định vị địa lý tương tự (trừ trường hợp công ty mẹ – công ty con).

Để quý khách hàng dễ hình dung, Meta Law đã tổng hợp bảng đối chiếu thực tiễn sau:

2.2. Khoản 2 – Nghiêm cấm sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, lực lượng vũ trang

Quy định tại Khoản 2 nhằm mục đích bảo vệ sự tôn nghiêm, tính trung lập và quyền lực hành chính của các cơ quan công quyền, tổ chức chính trị – xã hội thuộc hệ thống chính trị Việt Nam. Nhà nước nghiêm cấm các doanh nghiệp tư nhân sử dụng tên của các tổ chức này làm một phần hoặc toàn bộ tên riêng nhằm triệt tiêu nguy cơ doanh nghiệp lợi dụng danh nghĩa công, tạo niềm tin sai lệch cho người tiêu dùng rằng doanh nghiệp là đơn vị trực thuộc hoặc có sự bảo trợ, góp vốn của cơ quan nhà nước.

Các nhóm tổ chức bị cấm bao gồm:

• Cơ quan nhà nước: Chính phủ, các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, Sở, Phòng, Cục, Vụ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân…
• Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân: Quân đội nhân dân, Công an nhân dân, các quân khu, sư đoàn, cục an ninh…
• Tổ chức chính trị và chính trị – xã hội: Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam…

Ngoại lệ pháp lý: Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng các tên này nếu có sự chấp thuận bằng văn bản chính thức từ chính cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó. Trong thực tế, cơ chế phê duyệt này cực kỳ hẹp, hầu như chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp cổ phần hóa từ các doanh nghiệp thuộc Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an.

• Ví dụ vi phạm: “Công ty TNHH Bộ Công An Security”, “Công ty CP Đoàn Thanh Niên Logistics”, “Công ty TNHH Tổng Cục Thuế Consulting” -> Chắc chắn bị Phòng Đăng ký kinh doanh từ chối lập tức.
• Ví dụ hợp lệ: “Công ty TNHH Giải pháp An Ninh Việt”, “Công ty CP Tư vấn và Phát triển Quốc Phòng” -> Hợp lệ vì sử dụng từ ngữ mang tính mô tả ngành nghề, không chỉ đích danh một cơ quan công quyền cụ thể.

2.3. Khoản 3 – Nghiêm cấm vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục

Nếu như Khoản 1 và Khoản 2 mang tính định lượng rõ ràng thì Khoản 3 lại là một “vùng xám” mang tính định tính cao nhất trong điều 38 luật doanh nghiệp 2020. Quy định này không có một danh mục liệt kê các từ ngữ bị cấm cụ thể mà phụ thuộc vào thế giới quan, quy chuẩn đạo đức xã hội và sự thẩm định mang tính chủ quan của cán bộ thụ lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Theo hướng dẫn thực tiễn của ngành Kế hoạch và Đầu tư, các nhóm từ ngữ, ký hiệu bị xem là vi phạm Khoản 3 bao gồm:

• Sử dụng từ ngữ thô tục, tiếng lóng mang nghĩa nhạy cảm, khiêu dâm, xúc phạm danh dự nhân phẩm của tổ chức, cá nhân khác;
• Sử dụng tên riêng của các vị anh hùng dân tộc, các danh nhân lịch sử, lãnh tụ vĩ đại gắn liền với những thời kỳ trang trọng của đất nước đặt vào những tên doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề nhạy cảm hoặc không phù hợp (ví dụ: các cơ sở kinh doanh dịch vụ giải trí, bar, karaoke…);
• Sử dụng các ký hiệu, từ ngữ liên quan đến các tổ chức phản động, các chế độ chính trị cũ đã bị lật đổ hoặc mang tính chất kích động bạo lực, chia rẽ khối đại đoàn kết dân tộc, bài xích tôn giáo, vùng miền.

Do tính chất định tính này, khi cán bộ đăng ký doanh nghiệp ra thông báo từ chối với lý do “vi phạm thuần phong mỹ tục”, doanh nghiệp thường rơi vào thế bị động. Đây là lý do vì sao doanh nghiệp rất cần sự tham vấn của các Luật sư chuyên nghiệp tại Meta Law để đánh giá độ an toàn của tên gọi trước khi nộp hồ sơ.

3. Hậu quả pháp lý khi vi phạm Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020

Việc chủ quan hoặc thiếu kiến thức pháp lý khi định dạng tên riêng công ty sẽ dẫn đến những hệ quả hành chính và kinh tế vô cùng nặng nề đối với tổ chức kinh tế:

3.1. Hồ sơ đăng ký bị từ chối, kéo dài thời gian gia nhập thị trường

Hậu quả nhãn tiền là Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ và từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc này làm tiêu tốn thời gian từ 3 đến 5 ngày làm việc cho mỗi lần nộp lại, làm lỡ mất thời cơ kinh doanh, ngày lành tháng tốt để khai trương của chủ doanh nghiệp hoặc chậm trễ tiến độ ký kết các hợp đồng kinh tế quan trọng với đối tác.

3.2. Bị cưỡng chế buộc phải đổi tên sau khi đã đi vào vận hành

Có những trường hợp do hệ thống dữ liệu chưa cập nhật kịp hoặc do lỗi kỹ thuật rà soát, doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thành công. Tuy nhiên, sau đó cơ quan quản lý hoặc bên thứ ba phát hiện ra tên doanh nghiệp vi phạm điều 38 luật doanh nghiệp 2020 hoặc xâm phạm nhãn hiệu đã được bảo hộ.

Lúc này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đổi tên trong thời hạn quy định. Đây là kịch bản tồi tệ nhất đối với một doanh nghiệp, bởi hệ quả kéo theo là một chuỗi chi phí khổng lồ:

• Buộc phải hủy bỏ con dấu cũ, khắc con dấu pháp nhân mới và làm thủ tục thông báo với cơ quan Thuế, ngân hàng;
• Làm phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin pháp nhân với toàn bộ khách hàng, nhà cung cấp;
• Hủy bỏ toàn bộ phôi hóa đơn điện tử cũ, đăng ký dải hóa đơn mới;
• Gỡ bỏ hoàn toàn biển hiệu văn phòng, kho bãi, vứt bỏ toàn bộ ấn phẩm văn phòng (danh thiếp, bao bì, catalogue) và đập đi xây lại toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu, website, fanpage đã tốn hàng trăm triệu đồng để quảng bá.

3.3. Các chế tài xử phạt hành chính bằng tiền

Theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không chấp hành việc thay đổi tên theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền khi phát hiện vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả cưỡng chế buộc phải thay đổi tên doanh nghiệp trên Giấy phép kinh doanh.

4. Những lưu ý thực tế khi đặt tên doanh nghiệp để tối ưu bảo hộ thương hiệu

Để đảm bảo tên doanh nghiệp của bạn vừa độc đáo, thu hút, chuẩn phong thủy lại vừa an toàn tuyệt đối về mặt pháp lý, các Luật sư của Meta Law khuyến nghị bạn áp dụng các nguyên tắc thực chiến sau:

4.1. Thực hiện quy trình tra cứu đa tầng trước khi nộp hồ sơ

Đừng bao giờ nộp hồ sơ dựa trên cảm tính. Quy trình tra cứu chuẩn hóa bao gồm 2 bước bắt buộc:

• Bước 1: Tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn): Nhập tên riêng dự kiến của bạn để quét xem có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn theo Điều 41 hay không. Bạn nên gõ thử cả cụm từ đầy đủ lẫn các từ khóa cốt lõi.
• Bước 2: Tra cứu trên Thư viện số sở hữu trí tuệ của Cục Sở hữu trí tuệ (WIPO hoặc ipvietnam.gov.vn): Đây là bước mà 90% doanh nghiệp tự thành lập thường bỏ qua. Một cái tên có thể vượt qua bộ lọc của Sở Kế hoạch và Đầu tư (vì không trùng tên công ty khác), nhưng lại trùng với một nhãn hiệu (trademark) đã được bảo hộ độc quyền trong cùng nhóm ngành nghề. Nếu bạn cố tình đặt, bạn sẽ đối mặt với vụ kiện xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ vô cùng phức tạp về sau.

4.2. Nguyên tắc đặt tên: Ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và mang tính trung tính

Tên doanh nghiệp càng dài, nguy cơ trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn càng thấp nhưng lại khó định vị thương hiệu. Do đó, xu hướng hiện nay là đặt tên riêng gồm 2 đến 3 âm tiết (ví dụ: Vinamilk, Techcombank, Meta Law…). Đồng thời, hãy nhờ những người xung quanh đọc thử tên gọi đó xem có bị hiểu sai nghĩa, có bị liên tưởng đến những từ ngữ nhạy cảm hay vi phạm thuần phong mỹ tục tại Khoản 3 hay không.

4.3. Đặt tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt cần thận trọng gấp đôi

Căn cứ theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tuy nhiên, tên tiếng nước ngoài phải là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong các ngôn ngữ hệ chữ La-tinh.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng một từ ngữ có thể mang nghĩa hoàn toàn bình thường trong tiếng Việt, nhưng khi dịch sang tiếng Anh hoặc viết tắt lại vô tình cấu thành một từ ngữ thô tục, nhạy cảm hoặc trùng với tên của các tổ chức quốc tế bị hạn chế. Việc rà soát đa ngôn ngữ là cực kỳ cần thiết nếu doanh nghiệp có định hướng xuất nhập khẩu hoặc hợp tác quốc tế.

5. Dịch vụ tư vấn đặt tên và thành lập doanh nghiệp trọn gói tại Công ty Luật TNHH Meta Law

Việc đặt tên doanh nghiệp tưởng chừng như là một công việc mang tính văn học, sáng tạo thuần túy nhưng thực chất lại là một bài toán pháp lý đa biến số, đòi hỏi sự am hiểu tường tận về điều 38 luật doanh nghiệp 2020 cùng tư duy chiến lược về sở hữu trí tuệ.

Tại Công ty Luật TNHH Meta Law, chúng tôi sở hữu đội ngũ Luật sư và Chuyên viên pháp lý có thâm niên hàng mười lăm năm trong lĩnh vực Luật Doanh nghiệp và Bảo hộ thương hiệu. Chúng tôi hân hạnh mang đến cho Quý khách hàng giải pháp trọn gói, an toàn và tối ưu nhất:

• Tư vấn và tra cứu tên doanh nghiệp chuyên sâu: Sử dụng hệ thống phần mềm nghiệp vụ chuyên dụng kết hợp dữ liệu từ Cổng thông tin quốc gia và Cục Sở hữu trí tuệ để sàng lọc, đánh giá tỷ lệ thành công của tên gọi lên tới 99%;
• Tư vấn chiến lược cấu trúc tên: Hỗ trợ khách hàng thiết kế tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt chuẩn chỉnh, đồng bộ với định hướng marketing và phong thủy của chủ doanh nghiệp;
• Soạn thảo và thực hiện thủ tục thành lập trọn gói: Thay mặt khách hàng hoàn thiện toàn bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh, nộp hồ sơ, giải trình chuyên viên và bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng con dấu tận nơi chỉ trong vòng 03 ngày làm việc;
• Bảo hộ độc quyền thương hiệu: Thực hiện thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, logo tại Cục Sở hữu trí tuệ ngay sau khi thành lập công ty để xây dựng tấm khiên bảo vệ tài sản trí tuệ tuyệt đối cho doanh nghiệp.

Meta Law cam kết làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, chi phí minh bạch, không phát sinh, đồng hành cùng doanh nghiệp vượt qua mọi rào cản hành chính.

Thông tin liên hệ Công ty Luật TNHH META LAW:

• Văn phòng: Tầng 5, số 137 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
• Thư điện tử (Email): tuvanmeta@gmail.com
• Hệ thống Website: tuvandoanhnghiepmetalaw.vn hoặc metaasia.vn
• Đường dây nóng hỗ trợ (Hotline): 0869.898.809

6. Kết luận

Tóm lại, quy định tại điều 38 luật doanh nghiệp 2020 không chỉ đơn thuần là những quy định cấm đoán mang tính hành chính, mà bản chất là hành lang an toàn giúp bảo vệ chính doanh nghiệp trước các rủi ro tranh chấp và định vị sai lệch trên thị trường. Việc thượng tôn pháp luật, cẩn trọng rà soát từng chữ, từng ký hiệu trong tên riêng công ty ngay từ ngày đầu thành lập chính là viên gạch móng vững chắc nhất để xây dựng một đế chế kinh doanh trường tồn.

Nếu bạn đang trăn trở tìm kiếm một cái tên vừa mang đậm dấu ấn cá nhân, vừa thu hút tài lộc lại đảm bảo an toàn tuyệt đối trước pháp luật, hãy để các chuyên gia tại Meta Law đồng hành cùng bạn. Hãy liên hệ ngay với đường dây nóng của chúng tôi để được phục vụ một cách chuyên nghiệp và tận tâm nhất!